§ 1 Zielsetzung, Zweck und Geltungsbereich dieser Richtlinie
(1) Wir möchten über betriebliche Missstände, unternehmensschädigendes Verhalten, Wirtschaftskriminalität, vor allem über rechtswidriges Verhalten in unserem Unternehmen informiert werden, um solche Verhaltensweisen aufklären und abstellen zu können. Daher ermutigen wir jedermann – egal ob Mitarbeiter, ehemaliger Kollege, Kunde, Lieferant oder Dritter –, uns Hinweise auf Rechtsverstöße mitzuteilen.
(2) Diese Richtlinie soll die Rahmenbedingungen für die Mitteilung von Hinweisen auf mögliche Compliance-Verstöße an den von der AWG Abfallwirtschaftsgesellschaft Wuppertal eingesetzten Ombudsmann über ein Hinweisgebersystem schaffen. Hierbei soll diese Richtlinie die ausreichende Berücksichtigung der berechtigten Interessen des Unternehmens, der Hinweisgeber, der betroffenen Personen sowie der Allgemeinheit gewährleisten.
(3) Diese Richtlinie soll darüber hinaus in technisch-organisatorischer Hinsicht gewährleisten, dass Hinweise auf rechtswidriges Verhalten entsprechend den Vorgaben von Datenschutz und Datensicherheit entgegengenommen und unter Berücksichtigung der gebotenen Vertraulichkeit verarbeitet, gespeichert, weitergegeben und archiviert werden können.
§ 2 Hinweisgeber
(1) Zur Abgabe von Hinweisen ist jede Person berechtigt. Insbesondere ist unerheblich, ob sie Mitarbeiter, Geschäftspartner oder Dritter ist. Da bei einer anonymen Meldung keine Rückfragen möglich sind und das Vertrauen beeinträchtigt werden kann, sollten anonyme Meldungen nur dann erfolgen, wenn dem Hinweisgeber eine ihm zurechenbare Meldung unzumutbar erscheint und er sicherstellen möchte, dass z.B. betroffene Personen keinesfalls seine Identität erfahren.
(2) Durch diese Richtlinie wird niemand verpflichtet, Hinweise abzugeben. Soweit meldeberechtigte Mitarbeiter Anlass zu der Annahme haben, dass der ggf. zu meldende Sachverhalt im sachlichen, räumlichen oder personalbezogenen Zurechnungszusammenhang mit dem Unternehmen steht, eine Straftat darstellt oder geeignet ist, zu schweren Schäden für das Unternehmen oder für Dritte zu führen, besteht eine Meldepflicht. Diese Meldepflicht entfällt, sofern der Sachverhalt den Entscheidungsberechtigten im Unternehmen bereits für den meldenden Mitarbeiter erkennbar bekannt ist oder sofern nach der Strafprozessordnung keine Zeugnispflicht bestünde.
(3) Im Übrigen werden Hinweisgeber ermutigt, Beobachtungen grober Missstände, Sicherheitsmängel, ernsthafter Gefahren und Risiken zu melden, soweit die zu meldenden Umstände im Zusammenhang mit dem Betrieb des Unternehmens stehen.
(4) Das Hinweissystem ist im Übrigen nicht als ein System zur Einreichung von Beschwerden über andere Mitarbeiter anzusehen. Dazu sind die ortsüblichen Berichtslinien einzuhalten.
§ 3 Gegenstand der Meldung
(1) Wir verstehen unter „rechtswidriges Verhalten“ ein Verhalten, das Tatbestände strafbewehrter Gesetze wie z. B. des Strafgesetzbuchs (StGB), des Ordnungswidrigkeitenrechts (OWiG) oder Kartellrechts (GWB), etc. erfüllt. Dies gilt insbesondere für folgende Delikte:
(2) Als rechtwidriges Verhalten wird zudem ein Verstoß gegen die Schutzvorschriften zugunsten der Hinweisgeber, der gemeldeten Person oder der sonstigen an einer Untersuchung beteiligten Personen gesehen.
§ 4 Abgabe von Hinweisen
(1) Die Abgabe von Hinweisen zu tatsächlichen oder vermuteten Verstößen soll an folgende Person ermöglicht werden:
– Alexander Depperschmidt
Korzert 15, 42349 Wuppertal
Raum 7.2a
Telefon: 0202 4042 599
Mail: hinweis@awg-wuppertal.de
(2) Beim Ombudsmann sind die Arten der Meldung technisch nicht vorgegeben. Insbesondere können sie persönlich, fernmündlich, per Telefon oder via E-Mail mitgeteilt werden.
§ 5 Relevante Hinweise; Gutgläubigkeit, Konkret und schlüssig
(1) Das Hinweisgebersystem dient ausschließlich der Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen zu tatsächlichen oder vermeintlichen Verstößen gegen Gesetze. Das Hinweisgebersystem steht insbesondere nicht für allgemeine Beschwerden oder für Produkt- und Gewährleistungsanfragen zur Verfügung.
(2) Nicht in allen Fällen wird für den Hinweisgeber klar erkennbar sein, ob eine bestimmte Handlung oder ein bestimmtes Verhalten entsprechend den Grundsätzen dieser Richtlinie gemeldet werden muss bzw. sollte. Der Hinweisgeber sollte dies vor seiner Meldung sorgfältig prüfen. Gleichwohl ist es vorzugswürdig, Verdachtsfälle gutgläubig zu melden, anstatt sie zu verschweigen. Im Zweifelsfall empfehlen wir, zunächst mit dem Ombudsmann den Fall abzustimmen, ohne dass der Name des Verdächtigen benannt wird.
(3) Es sollen nur solche Hinweise abgegeben werden, bei denen der Hinweisgeber im guten Glauben ist, dass die von ihm mitgeteilten Tatsachen zutreffend sind. Die meldende Person ist nicht im guten Glauben, wenn ihr bekannt ist, dass eine gemeldete Tatsache unwahr ist. Bei Zweifeln sind entsprechende Sachverhalte nicht als Tatsache, sondern als Vermutung, Wertung oder als Aussage anderer Personen darzustellen.
(4) Es wird darauf hingewiesen, dass sich ein Hinweisgeber strafbar machen kann, wenn er wider besseren Wissens unwahre Tatsachen über andere Personen behauptet.
(5) Jeder Hinweis sollte so konkret wie möglich erfolgen. Der Hinweisgeber sollte dem Ombudsmann möglichst detaillierte Informationen über den zu meldenden Sachverhalt vorlegen, so dass dieser die Angelegenheit richtig einschätzen kann. In diesem Zusammenhang sollten die Hintergründe, der Tathergang und der Grund der Meldung sowie Namen, Daten, Orte und sonstige Informationen benannt werden. Sofern vorhanden, sollten Dokumente vorgelegt werden. Persönliche Erfahrungen, mögliche Vorurteile oder subjektive Auffassungen sollten als solche kenntlich gemacht werden.
(6) Der Hinweisgeber ist grundsätzlich nicht zu eigenen Ermittlungen verpflichtet; eine Ausnahme kann gelten, wenn er dazu arbeitsvertraglich verpflichtet ist.
§ 6 Schutz des Hinweisgebers und der gemeldeten Personen
(1) Sämtliche Hinweise, einschließlich der Bezüge zum Hinweisgeber, werden vertraulich und im Rahmen der geltenden Gesetze verarbeitet.
(2) Detaillierte Verfahrensregeln zum Schutz der Hinweisgeber und bei der Aufklärung mitwirkender Personen im Hinweisgebersystem sind festgelegt in der Anlage 1.
§ 7 Vertraulichkeit und Datenschutz
(1) Sämtliche Hinweise sind unabhängig von ihrem Wahrheitsgehalt geeignet, das Ansehen der Betroffenen, der Hinweisgeber und/oder Dritter sowie des Unternehmens in höchstem Maße zu beschädigen. Sie werden daher von uns über die sich aus den Datenschutzgesetzen ergebenen Pflichten hinaus besonders vertraulich behandelt.
(2) Im Rahmen des Hinweisgebersystems werden personenbezogene Daten erhoben und gespeichert. Der Umgang mit diesen Daten erfolgt unter Einhaltung der geltenden Datenschutzgesetze. Es werden nur die Daten verarbeitet, die für die Zwecke dieser Richtlinie objektiv erforderlich sind. Die erhobenen Daten werden ausschließlich für die in dieser Richtlinie beschriebenen Zwecke genutzt. Die Bereitstellung der Daten erfolgt insbesondere, um die gesetzlichen Pflichten der AWG Abfallwirtschaftsgesellschaft mbH Wuppertal bzw. Compliance im Unternehmen sicherzustellen. Detaillierte Information zur Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist abgedruckt in der Anlage 1 unter der Ziffer 5.
(3) Detaillierte Regelungen zur Gewährleistung der Vertraulichkeit, zum Schutz der Hinweisgeber und der bei der Aufklärung mitwirkenden Personen im Hinweisgebersystem und Information zum Umgang mit personenbezogenen Daten sind enthalten in der Anlage 1.
(4) Über das ordnungsgemäß und stets aktualisiert zu führende Verarbeitungsverzeichnis hinaus ist schriftlich festzuhalten, welche Personen auf die Hinweise und die damit verbundenen Daten zugreifen dürfen und welche Rechte sie im Rahmen der Datenverarbeitung haben. Diese Personen sind über etwaige gesetzliche Anforderungen hinaus auf die besondere Vertraulichkeit zu verpflichten.
§ 8 IT- und Datensicherheit
(1) IT-Lösungen für die Verarbeitung von Hinweisen nach Mitteilung durch den Ombudsmann innerhalb von Folgemaßnahmen im Unternehmen müssen von den Fachverantwortlichen der IT-Sicherheit sowie dem Datenschutzbeauftragten vor dem Einsatz geprüft und freigegeben werden.
(2) Die Mindestanforderungen ergeben sich für den Geltungsbereich der Datenschutz-Grundverordnung aus Art. 32 DS-GVO sowie den Unternehmensrichtlinien zur IT-Sicherheit. Der besonderen Sensibilität der Hinweise sowie der Gefahren für Personen und das Unternehmen im Fall des Bekanntwerdens von hinweisbezogenen Daten ist in besonderer Weise Rechnung zu tragen.
§ 9 Löschkonzept
(1) Daten, die im Zusammenhang mit einer Meldung erhoben wurden und die nicht für das Verfahren von Relevanz sind, werden unverzüglich gelöscht. Im Übrigen erfolgt die Löschung der erhobenen Daten grundsätzlich innerhalb von zwei Monaten nach Abschluss der unternehmensinternen Ermittlungen.
(2) Kommt es infolge eines Fehlverhaltens im Sinne dieser Richtlinie oder eines Missbrauchs des Hinweisgebersystems zu einem Straf-, Disziplinar- oder Zivilgerichtsverfahren, kann sich die Speicherdauer bis zum rechtskräftigen Abschluss des jeweiligen Verfahrens verlängern. Eine Verlängerung der Speicherdauer kann sich auch ergeben, wenn die Daten für die Geltendmachung, die Ausübung von eigenen oder die Verteidigung gegen Rechtsansprüche erforderlich ist; hier ist im Einzelfall die Erforderlichkeit der Speicherdauer zu bestimmen.
(3) Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben von dieser Regelung unberührt und sind entsprechend vorrangig zu beachten. Gleiches gilt, soweit die Aufbewahrung gerichtlich oder behördlich angeordnet wurde. Für die Aufbewahrung disziplinarischer Maßnahmen im Personalakt gelten die gesetzlichen oder gerichtlich anerkannten Löschfristen.
§ 10 Datenschutzbeauftragter
(1) Personen, die an dem Verfahren beteiligt sind, darunter auch der Hinweisgeber selbst, können sich jederzeit an den Datenschutzbeauftragten der AWG Abfallwirtschaftsgesellschaft mbH Wuppertal wenden, um kontrollieren zu lassen, ob die aufgrund der einschlägigen anwendbaren Bestimmungen bestehenden Rechte beachtet wurden. Die Kontaktdaten des DSB lauten: Rechtsanwalt Wolfgang Schmid, Katharinengasse 11b, 86150 Augsburg, Telefon 0821 4540808, E-Mail: wolfgang.schmid@schmid-frank.de.